نکات مهم درباره ساختار کدینگ حسابداری

طراحی سیستم کدینگ باید به درستی انجام شود، چون با طراحی درست می‌توان از بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری برای شرکت جلوگیری کرد. علاوه بر این از آن‌جایی که هر یک از سطوح کدینگ نیازمند دانش و تخصص است باید از کارشناسان این حوزه و حسابدارها برای پیشبرد کار بهره برد.

برای ساختار یک کدینگ حسابداری همیشه باید استانداردهای حسابداری، فعالیت سازمان، کنترل‌های درونی و گزارش‌های مورد نیاز بیرونی و داخلی را مد نظر قرار دارد.

مبنای طراحی و تدوین کدینگ حسابداری

پایه و اساس و مبنای کدینگ حسابداری معادله حسابداری است، به عبارتی کدینگ حسابداری معادله حسابداری بسط داده شده در سطح گروه ، کل و معین می باشد.

همانطور که می دانید معادله حسابداری عبارتست از :

داراییها = بدهی ها+[ (حقوق صاحبان سهام )±( هزینه – درآمد )]

در سیستم های اطلاعاتی حسابداری داده های حاصل از رویدادهای مالی یک موسسه بررسی و تاثیر آنها بر روی عناصر اصلی معادله حسابداری شناسایی ( پردازش )وبا صدور سند حسابداری ،نسبت به ثبت و ذخیره سازی آنها اقدام می شود . 

این فرایند مکرر بر حسب فعالیت های مالی و تجاری موسسه صورت می گیرد و در نهایت از این ثبت های انجام شده گزارش های حسابداری مورد نیاز را تهیه می کنند .

بنابراین به منظور ثبت رویدادهای مالی و در نتیجه تهیه گزارش های حسابداری نیازمند ابزاری هستیم که بتوانیم اهداف سیستم اطلاعاتی حسابداری را برآورده کنیم ، این ابزار مورد استفاده همان کدینگ حسابداری است که بر پایه معادله حسابداری و استاندارد شماره 1 حسابداری طراحی و تدوین و به اجرا در می آید.

کدینگ حسابداری ساختار مشخصی دارد؟

آیا کدینگ حسابداری از ساختار مشخصی برخوردار است؟ پاسخ بله است. در ادامه می‌توانید ساختار استاندارد کدینگ در حسابداری را ببینید:

گروه حساب: در این قسمت، صورت‌های حساب های مالی قرار می‌گیرد. در این سطح می‌توان همه بدهی‌های جاری و غیر جاری، درآمدها و هزینه‌ها، سرمایه‌گذاران، ذی نفعان و حقوق مرتبط با آنها را قرار داد.

حساب کل: در این لایه اغلب، صورت حساب‌های مالی تعریف می‌شود. معمولا نیازها و فعالیت‌های شرکت از اجزای اصلی این سطح هستند و گروه حساب‌های شرکت را به ارقام کوچک‌تر تقسیم می‌کنند.

حساب معین: در این سطح نیز حساب‌های کل به حساب‌های کوچک‌تر و جزئی‌تر تقسیم می‌شوند.

حساب تفصیلی ۱ و ۲: حساب‌های تفصیلی نیز حساب‌های خرد شده معین هستند که در اصطلاح به حساب تفصیلی شناخته می‌شوند. حساب‌های تفصیلی در طبقه‌بندی شرایط را آسان‌تر می‌کنند.

درباره‌ی سطح‌های مختلف کدینگ حسابداری چه دیتایی دارید؟

هرچه فرآیند مالی یک شرکت یا سازمان پیچیدگی بیشتری داشته باشد، سطح‌های کدینگ حسابداری هم گسترده‌تر می‌شود.

 اصلی‌ترین سطح‌ها در ادامه می‌آید:

• گروه حساب
• کد
• سطح معین
• سطح تفصیلی
• کدهای شناور

کدینگ حسابداری چه کاربردی در سیستم مالی دارد؟

سیستم کدینگ حسابداری موجب سرعت در امور حسابرسی شرکت می‌شود. این کدها به صورتی تعیین می‌شوند که در آنها اقلام کالاها و خدماتی که قابلیت نقدشوندگی سریع دارند، در راس کدها قرار گیرند. همچنین با سخت و پیچیده‌شدن فرآیند نقدشوندگی، کددهی پیچیده‌تر می‌شود. در واقع کدینگ حسابداری، به فرآیند دسته‌بندی و مرتب‌سازی موضوعات و عنوان‌های مربوط به فعالیت‌های حسابداری یک شرکت یا سازمان شناخته می شود.

همان‌طور که اشاره شد، سیستم کدینگ حسابداری امکان دسته‌بندی و مرتب‌سازی عملیات مالی را طبق موارد مختلفی مانند نوع و سطح فعالیت سازمان برای حسابداران فراهم می‌آورد. بعضی اوقات به دلیل زیاد بودن تعداد حساب‌ها، رویدادهای مالی شرکت به بخش‌های جزئی‌تر تقسیم می‌شوند تا به وسیله آن ساختار دسته‌بندی حساب‌ها و رویدادهای مالی شبیه به هرم یا درخت باشد.

این راه هم بدانیم در برخی از  نرم افزار های حسابداری کدینگ به صورت ثابت یا به صورت سفارشی کردن وجود دارد؛ برای نمونه در نرم افزار حسابداری کیان پرداز ، کدینگ استانداردی برای اسناد خودکار در سیستم تعبیه شده است که البته برای اسناد غیر خودکار یا همان اسناد حسابداری دستی ، میتوان با سبک و روش خود این کدینگ را ویرایش و یا ثبت جدید با راهکارهای شخصی و سفارشی نمود.